Ученики и родители из одной таблицы Excel

Список учеников у школы почти всегда уже есть — в Excel, в старой программе или в чате с администратором. Перебивать его руками в новую систему не хочется, а родителей обычно не заводят вовсе: не знают, что их можно загрузить той же таблицей. В итоге школа считает, что «семьи подключены», а родительский кабинет пуст.

В SchoolOS ученики и родители заводятся из одной таблицы. Ниже — какие колонки в ней должны быть, что произойдёт при загрузке и как потом раздать доступ семьям.

Сначала классы

Ученик заводится сразу в класс, поэтому классы нужно создать до загрузки. Незнакомое название класса в файле будет ошибкой строки. Сам файл можно готовить заранее — примеры и шаблон видны на шаге «Ученики» в мастере настройки и в разделе «Импорт из Excel» ещё до того, как классы появились.

Какие колонки

Файлов два, и оба можно скачать кнопкой «Скачать шаблон .xlsx» прямо из примера.

«Только ученики» — пять колонок: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения», «Класс». Обязательны фамилия, имя и класс; отчество и дату можно вписать позже.

«Ученики вместе с родителями» — те же пять колонок и по пять на каждого родителя: «Фамилия родителя», «Имя родителя», «Отчество родителя», «Телефон родителя», «Email родителя». Для второго — «Фамилия второго родителя», «Имя второго родителя» и так далее, всего пятнадцать колонок. Второго родителя можно не заполнять: пустые клетки — не ошибка.

Правила простые:

• первая строка файла — заголовки, дальше по строке на ученика;
• заголовки должны быть такими же, как в примере, а порядок колонок не важен;
• лишние колонки можно оставить — система их пропустит;
• дата рождения — в виде 12.05.2015.

Проще всего взять свой файл и переименовать в нём заголовки, как в примере. Заново собирать таблицу не нужно.

Что происходит при загрузке

Кнопка «Загрузить и проверить» ничего не создаёт. Она открывает предпросмотр: сверху блок «Как мы поняли ваши колонки», ниже все строки файла, у каждой свой статус. Если колонка сопоставилась неверно, переименуйте заголовок и загрузите заново.

Строки с ошибками подсвечены красным и в импорт не попадают. Ошибкой считаются:

• пустые фамилия или имя ученика;
• невозможная дата рождения;
• класс, которого нет в школе;
• неправильная почта родителя;
• второй родитель без имени или фамилии.

Ученик, который уже есть в школе — те же фамилия, имя и дата рождения, — помечается как дубль и пропускается. Так один и тот же файл можно загрузить дважды, не получив класс из двойников.

Дальше кнопка «Применить импорт»: создаются строки без ошибок. Остальные исправляют и загружают отдельным файлом или добавляют по одному. Если в классе нет мест, импорт не применится целиком — система скажет, что мешает. У применённого импорта есть откат: он удаляет только то, что создал сам, и откажет, если на этих записях уже появилась работа школы — оценки или уроки.

Связи создаются сами

Из одной строки создаются ученик, до двух карточек родителей и связи «родитель — ребёнок». Родитель ищется по фамилии и имени внутри школы: если у Ивановой Марии в файле двое детей, карточка будет одна, а связи — две. Отдельный файл «Родители» после этого не нужен, а шаг мастера «Родители и связи с детьми» закрывается сам.

Вид связи у всех из файла — «опекун». На то, что родитель видит, это не влияет: доступ к оценкам и посещаемости ребёнка школа открывает отдельно для каждой связи, и в карточке родителя видно, какие галочки стоят.

Два других пути

Вставить из таблицы

Скопируйте строки из Excel и вставьте в первую ячейку таблицы на шаге «Ученики» или на странице «Ученики». Колонки даты рождения и родителей появляются по кнопке «Дата рождения и родители»; здесь порядок колонок должен совпадать с экранным. При ошибке в любой строке таблица подсветит её и не создаст ничего: половины списка не будет.

По одному

Для одного-двух новичков быстрее форма: фамилия, имя, класс и, если есть, родитель. Ещё одного родителя добавляют из карточки ученика — там же можно сразу выдать ему логин и пароль.

Как раздать доступ семьям

Карточка родителя и его вход — разные вещи. После загрузки родители заведены и связаны с детьми, но войти пока не могут. Способов дать вход три, все — в разделе «Родители»:

• Ссылкой в мессенджер. Кнопка «Создать ссылку»: указываете почту родителя — она станет логином, письмо на неё не уходит. Ссылку отправляете сами в Telegram или VK.
• Логином и паролем без почты. Панель «Вход родителя без почты», кнопка «Создать вход / сбросить пароль». Логин вида meridian.ivanova, пароль от 10 символов. Кнопка «Создать пачку и скачать XLSX» выдаёт до 20 входов разом; пароли только в скачанном файле.
• По почте. «Отправить приглашение» одному родителю или «Пригласить всех с почтой» — всем, у кого почта записана и входа ещё нет. Пароль родитель придумает сам.

Удобнее всего делать это по классам. В карточке класса есть кнопка «Раздать доступ семьям класса»: логины и пароли всех родителей класса без входа попадают в один файл — как раз к родительскому собранию 5А в четверг. Тем, у кого записана почта, оттуда же уходят приглашения. Родитель, которому письмо уже отправлено и который ещё не ответил, в файл не попадает — иначе у одного человека оказалось бы два пароля.

Родитель видит только тех детей, с которыми у него есть действующая связь. Двое детей — оба в одном кабинете. Что именно там есть, описано на странице SchoolOS для родителей. Самим ученикам почта тоже не нужна — они входят по коду, об этом статья «Вход ученика без электронной почты».

Коротко

Одна таблица с пятнадцатью колонками заводит учеников, родителей и связи между ними. Ошибки видны до записи, дубли пропускаются, неудачную загрузку можно откатить. Дальше — раздать доступ семьям из карточки класса. Остальные шаги запуска собраны в статье «Как завести частную школу в SchoolOS за один вечер», а попробовать загрузку на своих данных можно после регистрации школы.