SchoolOS — веб-сервис управления частной школой: журнал, расписание, оценки, финансы, уведомления семьям. Ниже описано, что происходит с данными, которые школа вносит в сервис: как забрать их себе, как они удаляются и что остаётся в резервных копиях. ИП Васильев Д. А. обрабатывает и хранит данные на серверах, расположенных на территории Российской Федерации.
Кто за какие данные отвечает
Роли по 152-ФЗ здесь разные, и от этого зависит, кому адресовать запрос.
- Данные обучающихся, их законных представителей и сотрудников школы вносит школа. Оператор этих данных — школа; ИП Васильев Д. А. обрабатывает их по поручению школы (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ) — в объёме, необходимом для работы сервиса, и не использует для собственных целей. Поручение оформляется присоединением школы к публичной оферте.
- Данные самого клиента — контакты администратора, указанные при регистрации школы, и обращения в поддержку. Оператор этих данных — ИП Васильев Д. А..
Запрос о данных ребёнка, родителя или сотрудника рассматривает школа — в кабинете; запрос о данных, которые школа оставила при регистрации или в поддержке, рассматривает ИП Васильев Д. А.. Перед субъектом за действия обработчика отвечает оператор, то есть школа; обработчик отвечает перед школой (ч. 5 ст. 6 152-ФЗ).
Выгрузка данных школой
Администратор школы в любой момент выгружает данные школы единой книгой XLSX (раздел «Отчёты» → «Выгрузка данных школы»). В ней 24 листов:
- Ученики — фамилия, имя, отчество, дата рождения, класс, статус
- Родители — контакты родителей и с кем из детей они связаны
- Сотрудники — фамилия, имя, должность, почта, статус
- Классы — классы года, классные руководители, число учеников
- Курсы — связка «предмет + класс + учебный год»
- Оценки — все оценки с датой, работой, весом и комментарием
- Посещаемость — отметки по урокам: статус, опоздание, комментарий
- Итоговые — итоговые оценки за периоды и их статус публикации
- Счета — счета за обучение: месяц, сумма, статус, срок оплаты
- Графики платежей — рассрочки по договорам: даты, суммы и связь с выставленными счетами
- Платежи — полученные платежи: дата, сумма, способ, касса, комментарий
- Кассы — места хранения денег с начальным и расчётным остатком
- Расходы — расходы школы: дата, категория, назначение, касса и состояние
- Переводы между кассами — внутренние переводы денег между кассами школы
- Заявки (приём) — заявки на поступление: контакты семьи и ребёнка, стадия, дата зачисления, заметка
- Новости сайта — публикации на сайте школы
- Окна экскурсий — открытые окна и кто на них записан
- Расписание — недельная сетка: день, время, предмет, класс, кабинет, учитель
- Задания — домашние задания: предмет, класс, срок, статус
- Ответы на задания — сданные ответы учеников, вариант, результат автопроверки и баллы
- Достижения — портфолио учеников: достижение, пояснение, дата, автор, сертификат и состояние
- Документы — документы школы, редакции и сколько человек ознакомилось
- Медсведения — медицинские отметки об учениках: тип, важность, пояснение (специальная категория персональных данных)
- Внутренние заметки — служебные заметки педагогов и психолога об учениках (специальная категория персональных данных)
Отдельного разрешения на выгрузку не требуется, ограничений по числу выгрузок нет. Листы «Медсведения» и «Внутренние заметки» — самое чувствительное, что есть в системе: файл выходит за пределы сервиса незашифрованным, и обращаться с ним нужно соответственно.
Книга покрывает не все разделы сервиса. В неё не входят:
- переписка внутри сервиса — сохраните нужное вручную до ухода — отдельной выгрузки нет
- загруженные файлы: работы учеников, фотографии, учебники, материалы курсов — скачиваются из разделов, где были загружены
- журнал действий — отдельная выгрузка в разделе «Отчёты»
- история работы с заявками: звонки, письма и встречи, ответственный сотрудник, причина отказа, метка рекламной кампании — видна в разделе «Приём», отдельной выгрузки нет
- объявления, обращения семей и журнал согласий — остаются в разделах сервиса; в книгу не входят
Выгрузка доступна и в режиме чтения — после того как пробный период или оплаченный срок закончился. Файл — снимок данных на момент выгрузки; он предназначен для чтения и переноса в другую систему. Обратной загрузки этой книги в SchoolOS нет: восстановить школу из собственной выгрузки нельзя.
Переход в другую систему
Уйти можно в любой момент, разрешение и объяснение причин не нужны. Рекомендуемый порядок действий:
- Выгрузите книгу XLSX и сохраните её у себя — на своём компьютере или в своём хранилище. После удаления школы этих данных в сервисе не остаётся.
- Сохраните отдельно то, чего в книге нет: переписку, загруженные файлы (работы учеников, фотографии), историю работы с заявками и журнал действий.
- Откройте файл и проверьте, что в нём есть всё, что нужно новой системе: люди и классы, журнал, посещаемость, итоговые, финансы, заявки на поступление.
- Данные в новую систему загружают из этого файла на её стороне; автоматической передачи между сервисами нет.
- Предупредите родителей и сотрудников, что кабинет школы закроется: уведомления перестанут приходить, а доступ к своим данным они дальше получают у школы, а не в SchoolOS.
- Если часть данных нужно удалить раньше общего срока — сократите сроки хранения по категориям в разделе «Хранение данных» и включите там очистку.
Порядок возврата оплаты за неиспользованный период — в публичной оферте.
Сведения о здоровье
Школа вносит в сервис сведения о здоровье ученика: отметки об аллергиях, особенностях питания, ограничениях, хронических особенностях и отметку вида «прочее» — каждая с коротким заголовком и пояснением, — а также контакты для экстренной связи и перечень лиц, которым разрешено забирать ребёнка (имя, родство, телефон, заметка, срок действия разрешения). Это специальная категория персональных данных (ст. 10 152-ФЗ): такие записи видят сотрудники с отдельным правом доступа и родитель своего ребёнка.
Отдельных полей для диагнозов, медицинских заключений и историй болезни в сервисе нет, но заголовок и пояснение отметки — свободный текст, и вносить туда диагнозы школе нельзя. Отметка должна говорить, что делать персоналу, а не чем ребёнок болен.
Эти сведения входят в книгу XLSX отдельным листом «Медсведения» — школа забирает свои данные целиком. Прежняя редакция документа утверждала обратное, и это была ошибка: администратор, полагаясь на неё, мог передать файл третьим лицам, считая, что сведений о здоровье в нём нет. Экстренные контакты и перечень лиц, забирающих ребёнка, в книгу не входят. При исполнении запроса «удалите мои данные» всё перечисленное уничтожается — вместе с уведомлениями и сообщениями, которые человек отправил сам.
Запросы субъекта данных
Родители, ученики и сотрудники подают запросы о своих данных в личном кабинете, в разделе «Мои данные»: доступ к сведениям об обработке, копия данных, исправление, ограничение обработки, удаление, отзыв согласия. Запрос попадает администратору школы — как оператору — и рассматривается им в разделе «Запросы о данных».
За ребёнка до 14 лет запрос подаёт законный представитель (ст. 64 СК РФ, ст. 28 ГК РФ); с 14 до 18 лет ученик действует с согласия представителя (ст. 26 ГК РФ). Согласие, которое дал представитель, отзывает он же.
Сроки ответа в сервисе считаются в рабочих днях: доступ и копия — 10, исправление, ограничение, удаление и отзыв согласия — 7. Срок по запросу доступа и копии может быть однократно продлён не более чем на 5 рабочих дней; новый срок школа видит в разделе «Запросы о данных». Письма о продлении сервис не отправляет — сообщить заявителю о продлении и его причине должна школа. Эти сроки не длиннее установленных 152-ФЗ.
Удаление исполняется как обезличивание — 152-ФЗ прямо допускает это наравне с уничтожением (ч. 3 ст. 21). Уничтожаются уведомления и их настройки, предупреждения об отсутствии, записи к учителю, загруженные файлы, сведения о здоровье, экстренные контакты и перечень лиц, забирающих ребёнка; привязка Telegram и push-подписки удаляются. Из переписки уничтожаются сообщения, отправленные самим человеком, и его участие в беседах — сообщения, написанные ему другими участниками, остаются у этих участников. Оценки, посещаемость и финансовые документы остаются: посещаемость — часть классного журнала, договоры и счета школа хранит по налоговым правилам. Но они перестают указывать на человека: имя заменяется на обезличенное, дата рождения, телефон и почта обнуляются, учётная запись отвязывается.
Резервные копии задним числом не переписываются. Если данные придётся поднимать из копии, сделанной до исполнения запроса, школа исполняет запрос повторно — в разделе «Запросы о данных».
Выданные и отозванные согласия школа фиксирует в журнале (раздел «Согласия»); отзыв согласия попадает в тот же журнал, поэтому позже видно, чем подтверждалась законность обработки и когда это изменилось.
Запросы о данных, оператором которых является ИП Васильев Д. А. (контакты, оставленные при регистрации школы, обращения в поддержку), администратор школы направляет через раздел «Поддержка» в кабинете или по адресу support@os-school.ru.
Сроки хранения
Данные хранятся не дольше, чем требуют цели обработки и законодательство. По истечении срока данные уничтожаются или обезличиваются. Сроки школа настраивает в разделе «Хранение данных» по десяти категориям: уведомления, личные сообщения, отметки посещаемости, предупреждения «не придёт», заявки абитуриентов, файлы и сдачи работ, загруженные файлы импорта, снимки в журнале действий, обращения семьи, записи к учителю.
Ниже установленного минимума срок не опускается: у посещаемости это 5 лет — она часть классного журнала, нормативного документа. Автоочистка по умолчанию выключена; школа включает её отдельно по каждой категории. Первая уборка проходит не раньше чем через 14 дней после предупреждения о предстоящей очистке, а предупреждения сервис рассылает раз в неделю, по понедельникам, и только по тем категориям, где уже есть просроченные записи, — поэтому от включения до первой уборки проходит от 14 дней до примерно трёх недель. Пока автоочистка выключена, просроченные записи удаляет администратор школы вручную.
По категории «снимки в журнале действий» записи не уничтожаются: обезличиваются сохранённые в них прежние и новые значения, а сами записи журнала остаются — по ним видно, кто и когда менял данные.
У автоочистки есть предохранитель — блокировка удаления (legal hold). Она ставится на конкретного человека — ученика, родителя или сотрудника, — а не на категорию данных, и по конкретному основанию: спор, проверка, требование уполномоченного органа. Пока отметка стоит, данные этого человека не удаляются, даже когда срок хранения истёк; когда основание отпало, школа отметку снимает. На две категории блокировка не распространяется: загруженные файлы импорта и снимки в журнале действий очищаются по сроку независимо от неё. Если такие записи нужны для разбирательства, школе стоит сохранить их отдельно или отложить очистку по этим категориям.
Уведомления и каналы за пределами России
Уведомления в кабинете приходят всегда и не отключаются: сообщение остаётся внутри сервиса, на серверах в РФ. Остальные каналы устроены по-разному — и по тому, кто их включает, и по тому, что в них уходит.
- Электронная почта. Письма уходят по умолчанию — на адрес учётной записи, который внесла школа. В письме идёт заголовок и текст уведомления: название школы, повод (новая оценка, пропуск, объявление, сообщение, счёт) и, если уведомление о ребёнке, его фамилия и имя. Ссылки на кабинет письмо не содержит. В разделе «Настройки уведомлений» отключаются письма по событиям учебного процесса и обращений семьи: оценки и итоговые, посещаемость, задания и проверка работ, отмена урока и замена учителя, объявления и документы школы, счета и платежи, личные сообщения, недельный дайджест, запись на консультацию и её отмена, предупреждение о пропуске, обращение семьи и ответ на него. Служебные письма администрации школы — о сроках подписки и хранения данных, запросах субъектов персональных данных, инцидентах, обращениях в поддержку и заявках с сайта школы — не отключаются: они означают срок или обязанность школы.
- Telegram. Канал человек подключает сам — привязкой чата в разделе «Настройки уведомлений». По умолчанию в сообщение идёт название школы и слова о том, что в SchoolOS появилось новое уведомление; имён, оценок и сумм в нём нет. Там же можно включить подробные сообщения — тогда в чат уходит содержание уведомления, включая имя ребёнка и оценку. Бот отвечает на команды человека тем, что он видит в кабинете: родителю — оценки его детей, ученику — свои, сотруднику — своё расписание. Выключить подробности или отвязать чат можно в любой момент.
- Push в браузере. Включается разрешением в браузере. На экран устройства выводится вид события — «новая оценка», «счёт просрочен», «сообщение об отсутствии» — и ссылка на раздел кабинета. Ни названия школы, ни имён, ни оценок, ни сумм в push нет: содержание остаётся в кабинете.
Три канала передают сведения за пределы России. Для 152-ФЗ это трансграничная передача (ст. 12), и оператором по ней остаётся школа.
- Telegram. При привязке аккаунта уведомления уходят на серверы Telegram — зарубежного сервиса.
- Push в браузере. Если разрешить уведомления, доставка идёт через push-службу вашего браузера; у большинства браузеров она расположена за пределами РФ.
- Почта на зарубежном сервисе. Письмо попадает на серверы того почтового сервиса, адрес которого указан, — вместе с полным текстом уведомления. Если адрес на российском сервисе, письмо остаётся в РФ.
Отвязать Telegram и отключить письма по перечисленным выше событиям можно в разделе «Настройки уведомлений», push — там же и в настройках браузера. Если канал не подключать, уведомления всё равно приходят в кабинет.
Прекращение подписки
Постоянного бесплатного тарифа в SchoolOS нет. Пробный период — 30 календарных дней; в нём действуют ограничения по числу активных учеников и объёму файлов, указанные на странице тарифов. Дальше нужен платный тариф.
Оплатить можно банковской картой в разделе «Подписка» или по счёту — счёт выставляется по обращению администратора школы из раздела «Поддержка» в кабинете или по контактам ИП Васильев Д. А. в конце этого документа. При оплате картой реквизиты вводятся на странице банка-эквайера: ИП Васильев Д. А. их не получает и не хранит — в системе остаётся только маска карты, присланная банком, по которой администратор школы узнаёт свою карту; провести платёж по ней нельзя. При оплате по счёту доступ продлевается после поступления денег, до этого момента оплаченный срок продолжает идти.
После пробного периода или оплаченного срока без продления школа переходит в режим чтения на 45 календарных дней: данные видны, отчёты и выгрузка работают, вносить изменения нельзя. По истечении этих 45 дней данные школы удаляются из системы. Обе даты — начала режима чтения и удаления — показаны в разделе «Подписка».
Журналы согласий и действий удаляются вместе со школой. Остаётся служебная запись о самом удалении: адрес и название школы, её тариф, дата окончания доступа, дата удаления и счётчики удалённых записей, учётных записей и файлов. Персональных данных в этой записи нет.
Резервные копии базы данных создаются ежедневно для защиты от сбоев и хранятся по схеме дед-отец-сын: ежедневные — 14 дней, недельные — 90 дней, месячные — 365 дней с даты создания копии. Пока сохраняется копия, сделанная до удаления школы, школа может письменно запросить восстановление своих данных из неё — по контактам ИП Васильев Д. А. в конце этого документа. Отдельного инструмента, который поднимал бы данные одной школы, в сервисе нет: копия восстанавливается целиком и вручную, поэтому срок такой работы не гарантируется, а отдельные записи переносятся по возможности. После того как копия перезаписана, восстановить данные нельзя.
Как ограничен доступ к данным
Доступ разделён по ролям: сотрудник видит то, что нужно для его работы, родитель — данные своего ребёнка. Школы изолированы друг от друга на уровне базы данных, так что данные одной школы недоступны другой. Двухфакторная защита входа обязательна для платформенных разделов и доступна пользователям школ.
В кабинете есть Академия с уроками по ролям. Администратор школы может написать в поддержку из раздела «Поддержка»; родителям, ученикам и остальным сотрудникам вопросы о своих данных нужно адресовать своей школе — этот раздел им не открыт.
Демонстрационная школа
Демо-школа «Меридиан» — открытый пример работы сервиса. Она доступна на демонстрационном стенде; в рабочем сервисе демонстрационного входа нет. Все данные в ней вымышлены, а сам стенд регулярно возвращается к исходному виду. Вносить в него сведения о реальных людях нельзя: до очередного сброса они видны всем, кто открыл демонстрацию, а восстановление таких записей не предусмотрено.
Связанные документы
Основания и цели обработки, состав данных и права субъектов — политика обработки персональных данных. Правила пользования сервисом — условия использования. Договорные условия доступа — публичная оферта. Тарифы и лимиты — страница тарифов.
Порядок изменения этого документа и срок вступления изменений в силу — те же, что установлены разделом 14 публичной оферты.
Сервис предоставляет ИП Васильев Д. А., ИНН 550108225157, ОГРНИП 318554300086014. Телефон: +7 999 205-53-80, почта: support@os-school.ru.