Абонементы у репетитора: как перестать считать занятия в тетрадке

Пока учеников трое, тетрадка работает. На восьми появляется первый спор: родитель считает, что оплачено восемь занятий и проведено пять, вы — что шесть, потому что одно отменили за час до начала. Спор занимает двадцать минут переписки и заканчивается тем, что вы уступаете. На двадцати учениках такие двадцать минут случаются каждую неделю.

Дело почти никогда не в недобросовестности. Дело в том, что правила не записаны, а память у двух сторон разная.

Сначала правила, потом инструмент

Прежде чем заводить систему, ответьте себе на четыре вопроса. Это займёт полчаса и сэкономит год споров.

1. За сколько времени можно отменить занятие без списания? Обычная граница — сутки. Всё, что позже, списывается.
2. Что происходит при болезни? Чаще всего болезнь приравнивается к отмене за сутки, иногда — со справкой.
3. Сгорает ли абонемент? Восемь занятий должны быть использованы за месяц, за два или бессрочно.
4. Что если занятие отменяете вы? Оно возвращается на абонемент всегда, без обсуждения.

Правило, о котором родитель узнаёт в момент списания, не работает. Правило, которое он видел при оплате, работает почти всегда.

Три модели оплаты

Разовые занятия

Самая простая модель: провели — выставили счёт. Подходит для нерегулярных учеников и первых месяцев работы. Минус — нет предоплаты, значит, нет и обязательства: ученик пропадает без предупреждения.

Пакеты занятий

Четыре, восемь или шестнадцать уроков, оплаченных вперёд, со сроком действия. Основная модель у большинства репетиторов. Здесь и появляются все вопросы про остаток, перенос и сгорание — но при записанных правилах они решаются сами.

Помесячная оплата

Фиксированная сумма за месяц независимо от числа занятий, с перерасчётом за пропуски по вашему правилу. Удобна при стабильном расписании: два занятия в неделю весь учебный год. Даёт предсказуемый доход и меньше всего арифметики.

Что должна делать система

Минимум, ради которого стоит уходить из тетрадки:

• Показывать остаток обеим сторонам. Родитель видит в своём кабинете: «осталось 3 занятия, срок до 30 июня». Это снимает большую часть вопросов до того, как они заданы.
• Списывать занятие одним действием сразу после урока, а не по памяти в конце месяца.
• Держать правило отмены перед глазами: отмена за сутки — не списывать, позже — списать, отмена преподавателем — вернуть занятие.
• Показывать, у кого абонемент на исходе, — чтобы продление обсуждалось до последнего занятия.
• Держать историю. Через полгода видно, какое занятие когда прошло и почему списалось.

В тарифе SchoolOS для репетиторов этот минимум уже внутри: пакеты занятий, списание за проведённое, заморозка и остаток в кабинете семьи.

Заморозка: где обычно спорят

Отпуск на две недели, лагерь, длинная болезнь. Если правила заморозки нет, каждый случай решается индивидуально — и решается по-разному, что запоминают все.

Работающий вариант: правило вы задаёте сами — например, раз за сезон и до 30 дней; заморозка сдвигает срок действия абонемента на замороженные дни. Занятия при этом не сгорают и не возвращаются деньгами.

Отдельно стоит проговорить, что не является основанием для заморозки. Обычно это разовые пропуски и «мы решили сделать перерыв на неделю» — они попадают под правило отмены, а не под заморозку. Тот же учёт работает и для абонементов в спортивной школе, и в языковой школе — там пакетов больше, а споров о них столько же.

Перенос вместо отмены

Самый мирный сценарий: занятие не отменяется, а переносится на другое время той же недели. Для родителя это не потеря, для вас — сохранённый час.

Перенос делаете в своём расписании — семья получает уведомление об изменении автоматически.

Деньги: не усложняйте

Эквайринг подключается на ваш счёт или счёт вашего ИП. Ссылка на оплату уходит родителю вместе со счётом, платёж отмечается в системе автоматически. Никакой сервис не должен становиться посредником между вами и деньгами учеников.

Что действительно облегчает жизнь — список задолженностей одним экраном. Не «поищу, кто не заплатил», а видимый перечень: кто, сколько и сколько дней просрочки.

Как перейти из тетрадки за вечер

1. Выпишите учеников: имя, контакт родителя, предмет, день и время занятий.
2. Для каждого — текущий остаток занятий и дату, до которой он действует.
3. Заведите два-три тарифа: разовое, пакет из восьми, помесячно.
4. Запишите правила отмены и заморозки одним абзацем и покажите его родителям.
5. Дальше отмечайте занятия по факту проведения — и больше ничего не считайте.

Первый месяц уйдёт на привычку отмечать урок сразу после занятия. Со второго месяца вопрос «сколько у нас осталось» перестанет приходить вам в мессенджер: родитель посмотрит сам.

Коротко

Абонемент — это не число в тетрадке, а договорённость с правилами. Запишите четыре правила, покажите их родителю до оплаты и дайте ему видеть остаток. Тогда о занятиях перестают спорить: обе стороны смотрят на один и тот же список.