152-ФЗ для частной школы: что нужно сделать на самом деле

Частная школа хранит фамилии детей, телефоны родителей, оценки, пропуски, иногда сведения о здоровье. По закону о персональных данных школа — оператор, и обязанности лежат на ней, а не на программе, в которой эти данные лежат. Ниже — что из этого нужно сделать на самом деле, что из этого берёт на себя SchoolOS и чего не берёт.

Сразу оговорка: это не консультация юриста. Статья описывает обязанности так, как они выглядят в рабочем дне школы, и то, что продукт для них делает. Формулировки документов и спорные случаи проверяйте с юристом.

Что школе нужно сделать

Назначить ответственного и написать политику

У школы должен быть человек, отвечающий за обработку данных, и документ, который объясняет, какие данные школа собирает, зачем, как долго хранит и кому передаёт. Это политика обработки персональных данных, и её нужно не только написать, но и показать семьям.

Получить согласия

Согласие даёт человек — подписью на бумаге при зачислении или галочкой в форме на сайте школы. Согласий обычно несколько: на обработку данных, на рассылки, на фото- и видеосъёмку, на сведения о здоровье. Последние два — отдельные истории: сведения о здоровье закон относит к особой категории, а фотографии на сайте школы — это уже распространение данных, на которое нужно отдельное согласие.

Хранить данные в России

Данные граждан России должны записываться и храниться на серверах в России. Для школы это вопрос к поставщику программы: где физически стоит база и куда уходят письма и уведомления.

Отвечать на запросы в срок

Родитель, сотрудник или ученик вправе спросить, какие данные о нём хранятся, попросить их исправить, удалить или отозвать согласие. На такие запросы есть сроки, они считаются в рабочих днях, и школе нужно место, где запрос не потеряется.

Ограничить доступ и вести учёт

Секретарь не должен видеть медицинские отметки, а учитель физкультуры — телефоны родителей соседнего класса. И нужно уметь ответить на вопрос «кто открывал карточку этого ребёнка и кто менял ему оценку» — без догадок.

Ответ поставщика «у нас всё защищено» без подробностей — это отсутствие ответа. Ниже подробности про SchoolOS.

Где лежат данные

База и файлы SchoolOS размещены на серверах в России, это записано в политике обработки персональных данных и в оферте. Данные каждой школы отделены от других на уровне базы: сотрудник одной школы не может прочитать данные другой даже при ошибке в программе.

Одно исключение названо там же прямо. Уведомления в Telegram и оповещения на телефон идут через серверы этих сервисов, а они не в России. Поэтому наружу уходит только сигнал «есть новое уведомление»: фамилия ребёнка, оценка, сумма счёта и текст сообщения остаются внутри кабинета. Telegram-бота школа подключает сама, и родитель привязывает его сам, по своему решению.

Документы и согласия

В разделе «Документы» школа публикует политику и тексты согласий и адресует их: всей школе, сотрудникам, родителям, ученикам или одному классу. Родитель видит документ в своём кабинете и нажимает «Подтверждаю ознакомление». Это не подпись, и продукт называет действие именно ознакомлением. У школы остаётся отметка, кто и когда подтвердил. Если текст меняется, выпускается новая редакция: прежние подтверждения остаются у прежней, новую подтверждают заново.

Факт полученного на бумаге согласия записывается в разделе «Согласия»: чьё согласие (заявка с сайта, родитель, ученик, сотрудник), на что (обработка данных, рассылки, фото и видео, сведения о здоровье), дата на бумаге. Заявки с сайта школы попадают в журнал сами, вместе с редакцией политики, которая действовала в тот момент. Отзыв согласия ложится отдельной строкой; записи не редактируются и не удаляются, поэтому видно, что до отзыва обработка была правомерной.

Бумагу продукт не заменяет и согласие за человека не выдаёт — он фиксирует факт.

Запросы о данных

У родителя, сотрудника и ученика есть раздел «Мои данные». Оттуда подаётся запрос одного из шести видов: показать, какие данные хранятся; выдать копию; исправить; удалить; ограничить обработку; отозвать согласие. Родитель может подать запрос и о себе, и о ребёнке.

Школа разбирает их в разделе «Запросы о данных». Срок считается сам: показать данные и выдать копию — 10 рабочих дней, остальное — 7. Рядом с запросом стоит счётчик: за пять дней до срока он желтеет, при просрочке краснеет, а каждое утро приходит напоминание по запросам у срока. Ответ заявитель видит в «Моих данных», а само действие попадает в журнал действий. Что значит «удалить» на практике — часть записей обезличивается, а не стирается, потому что приказы и финансовые документы школа обязана хранить, — разобрано в статье «Персональные данные учеников: что школа делает с ними каждый день».

Сроки хранения

В разделе «Хранение данных» у каждой категории — от уведомлений и личных сообщений до отметок посещаемости и заявок абитуриентов — стоит срок в месяцах. Ниже минимума не опуститься: у посещаемости это 60 месяцев, потому что она часть классного журнала. Когда записи пережили срок, их можно удалить вручную по оценке объёма или включить автоочистку; о первой очистке продукт предупреждает за 14 дней. Если начался спор или пришёл запрос из органов, на человека ставится блокировка, и его данные не тронет ни автоочистка, ни ручная заявка.

Роли, права и журнал действий

Доступ задаёт роль, а не должность. На старте в продукте 13 готовых ролей и 72 отдельных прав; если готовой роли не хватает, школа собирает свою, отмечая права галочками. Доступ к своему при этом не настраивается вовсе: родитель видит данные своих детей, учитель — свои классы, ученик — свои оценки. Роль отвечает только на вопрос, что человек видит сверх своего. Подробнее — в разделе «Права и роли».

Журнал действий записывает значимые действия: изменения оценок и посещаемости, деньги, статусы, роли и права, приглашения, документы, доступ к медицинским сведениям. Четыре колонки: «Когда», «Кто», «Действие», «Объект»; если действие требовало объяснения, под строкой стоит «Причина». Записи нельзя изменить или удалить ни через интерфейс, ни в обход него. Видят журнал только те, кому выдано право его читать, обычно директор и администратор.

Пароли хранятся в виде хеша — посмотреть чужой пароль не может никто, включая администратора. Ученик входит по короткому коду без почты, для взрослых есть двухэтапная проверка входа по коду из приложения; она включается каждым за себя.

Чего SchoolOS не делает

• Не подаёт за школу уведомление в Роскомнадзор и не решает, нужно ли оно в вашем случае. Это делает школа, лучше с юристом.
• Не собирает отдельное согласие на распространение данных. Если школа публикует на своём сайте фотографии детей или фамилии сотрудников, такое согласие нужно взять на бумаге отдельно и зафиксировать в «Согласиях».
• Не заменяет подпись. Отметка «Подтверждаю ознакомление» — это ознакомление, а не подпись документа.
• Не пишет за школу политику. Продукт публикует ваш текст и хранит отметки; сам текст должен быть вашим.

Если уходите

Данные школы принадлежат школе. В любой момент администратор скачивает одну книгу Excel, где на каждый вид данных свой лист: люди, классы, оценки, посещаемость, счета, документы. Переписки, загруженных файлов и журнала действий в ней нет; журнал действий выгружается отдельно, в разделе «Отчёты». Что ещё видит директор о школе целиком — на странице SchoolOS для директора.

Посмотреть разделы «Согласия», «Запросы о данных» и «Журнал действий» под ролью директора можно в демо-школе «Меридиан».